Digitale Personalakte / Dokumenten-Management-System (DMS)

Allgemein

In der Personalabteilung fallen viele Unterlagen und Dokumente an, die in der Personalakte aufbewahrt werden müssen. Mit AIDA geht das digital.
Ein schneller Zugriff auf die Dokumente zu einer Person vereinfachen das Handling und führen zu Kosteneinsparungen in der Personalabteilung. Nicht selten sollen die Unterlagen auch dezentral an verschiedenen Orten zur Verfügung stehen.
Sowohl eingescannte Dokumente als auch strukturierte Informationen aus anderen IT-Systemen können in der AIDA Dokumentenverwaltung integriert werden.

Anwendungsfälle

• Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Foto)
  
• Vertragsunterlagen (Arbeitsvertrag)
  
• Schriftverkehr
  
• Schul- bzw. Unizeugnisse
  
• Weiterbildungsnachweise (Zertifikate,
  
• Teilnahmebestätigungen)
  
• Beförderungen
  
• Dienstwagenvereinbarungen
  
• Mitarbeiterbeurteilungen
  
• Personalgespräche
  
• Zwischen- und Arbeitszeugnisse
  

Vorteile

• Platzsparend
  
• Verzicht auf Papier
  
• Keine Aktenordner mehr nötig
  
• Prozesse werden verschlankt
  
• Schneller Zugriff (keine langwierige Suche) • Umlagerungen entfallen
  
• Geringere Verwaltungskosten
  
• Optimierter Datenschutz (DSGVO-konform)
  
• Berücksichtigung der Aufbewahrungsfristen • Entlastung der Personalabteilung
  
• Automatische Erinnerungen an Vorgesetzte
  
• zur Mitarbeiter-Bewertung
  

Funktionsumfang

• Personalakte je AIDA Personalstamm
  
• Zwei Concurrent USER für unabhängigen Zugriff
  
• Outlook Kopplung
  
• Workflow für Prozessautomatisierung
  
• OCR-Volltextsuche
  
• Direkte Kopplung mit dem AIDA Personalstamm
  
• Import-/Export Schnittstelle zur Übernahme
  
• von Daten aus Recruiting Systemen